[管委會日記] 會議資料

劉委員提出他希望會議資料的一些格式建議
想說終於有人受不了了 就順便把去年的經驗講一下
但是其實最想說的還是
總幹事不積極，是主委沒要求  

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關於開會資料，一點去年的心得分享。

這是去年2月的開會資料，我大概11月後開始要求會議資料的格式跟內容編排，到2月的時候終於有個樣子出現，算是可以接近及格的程度。弄這麼久主要還是賴總幹事的文書處理能力實在不佳，雖然很多琪雅可以幫忙，但最後定稿還是總幹事處理，常常他一改又把其它的改掉了。

我那時候的要求重點：

1. 第一頁議程的部分要加上簡要的說明，很多議程的附件都只有提案單或是報價單或是根本沒附件，加上簡要說明可以讓委員更清楚，另外最後會議記錄公布的時候住戶也比較知道這議案在說啥。

2. 附件要編號，然後按所有資料按編號順序排好裝訂，前三天放到委員信箱。我以為這是很基本的要求，大概是陳文澤完全亂搞，以前開會的時候會好幾份附件一起來，編號也會重複，常常要找半天。

3. 各種報告字體格式要盡量統一，廠商跟約聘人員的報告，每個來源慣用的格式都不一樣，直接放在一起我是看了很難過，而且會議記錄也會很亂，那時候有要求琪雅把各家報告盡量統一(叫賴總幹事作可能會要他的命...)，但也只是盡量(附檔裡機電報告就還是自己的格式跟自體)。

4. 總幹事報告的部分，之前的總幹事報告部分相當混亂，我的感覺是他想講什麼就講什麼，有些已決議事項就會漏掉，然後之後開會被委員抓到實在很難看。所以我要求要比照VIP的報告，把之前決議事項都列出來，結案才能拿掉，就像劉委員建議的樣式。

大體上是這樣，我不知道是為了環保還是怎樣，吳總幹事準備的開會資料真的很簡單。